1. Engagement en matière de protection des données à caractère personnel
Le respect de votre vie privée est un des objectifs de Pharmacies Servais SPRL (« Pharmacies Servais », « nous », « notre/nos »), surtout depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur le Protection des Données n° 2016/679 (« RGPD »).
La présente politique de confidentialité (« Politique ») vise à préciser la manière dont nous traitons les données à caractère personnel (« données ») liées à nos clients, patients, existants ou passés, prospects, partenaires, fournisseurs, candidats à un emploi, usagers de notre site web https://pharmacieservais.be/ (« site web ») et autres personnes concernées (« personnes concernées », « vous », « votre/vos »).
Notre Politique vous informe sur :
- Engagement en matière de protection des données à caractère personnel
- Identité des responsables conjoints du traitement des données
- Comment collectons-nous vos données ?
- Catégories de données collectées
- Les finalités du traitement
- Base juridique du traitement
- Sécurité de vos données
- Divulgation de vos données à des tiers
- Transfert de vos données
- Conservation de vos données
- Vos droits
- Utilisation des cookies
- Comment nous contacter ?
- Mise à jour de la Politique
2. Identité des responsables conjoints du traitement des données
Cette politique de confidentialité (« Politique ») s’applique à tout traitement effectué par nous de vos données.
Pharmacies Servais est le responsable du traitement de vos données et traite celles-ci conformément aux dispositions législatives, notamment au RGPD et à la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, telle que modifiée, supplée ou remplacée de temps en temps (« Législation de Protection des Données Applicable »). Ce traitement s’effectue de manière conjointe avec ses pharmacis et fait à cet égard l’objet d’un accord conformément à l’article 26 du RGPD.
Le siège social de Pharmacies Servais SPRL est établi à l’adresse suivante : Chaussée de Namur 5, 1300 Wavre - Belgique. Pharmacies Servais est inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0453.242.495.
Pharmacies Servais a désigné un délégué à la protection des données. Il est notamment chargé de veiller à l’application interne des règles de protection des données et de la collaboration avec les autorités de contrôle.
Nous vous invitons à prendre le temps de lire attentivement notre Politique. Si vous avez des questions, demandes ou commentaires relatifs au traitement de vos données, veuillez contacter notre délégué à la protection des données :
· Par courriel : dpo@pharmacieservais.be ; ou
· Par courrier : A l’attention du délégué à la protection des données, Chaussée de Namur 5, 1300 Wavre – Belgique.
3. Comment collectons-nous vos données ?
Selon la nature de la relation que vous entretenez avec Pharmacies Servais, nous sommes susceptibles de collecter vos données de plusieurs façons :
· Lorsque vous visitez notre site web ;
· Lors de chaque visite en officine au gré de vos échanges avec nos pharmaciens ;
· Lorsque vous nous contactez directement par e-mail, téléphone, courrier, via notre site web, ou autres ;
· Lorsque les données sont directement fournies par vous ou recueillies avec votre autorisation.
Nous pouvons également collecter des informations sur les sites de tiers (e.g. LinkedIn, Instagram, Facebook) lorsque par exemple vous émettez un avis/commentaire sur nos produits et services.
4. Catégories de données collectées
Les données suivantes sont ou peuvent être traitées :
· Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, identifiant, mot de passe, numéro de téléphone) ;
· Données relatives à la navigation sur notre site web (horodatage, adresse IP des usagers, données techniques relatives à l’équipement et au navigateur utilisés par les usagers, cookies ;
· Données d’identification d’utilisateurs (nom, prénom, identifiant, mot de passe et adresse électronique) ;
· Caractéristiques démographiques (votre pays, sexe, langue, âge) ;
· Votre numéro de carte de fidélité ;
· Les champs libres et zones de commentaires ;
· Données relatives aux contributions des utilisateurs de notre site web qui déposent des commentaires sur des produits, services ou autres ;
· Données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD dont la protection légale est renforcée, à savoir des données de santé ;
· Données relatives à votre vie professionnelle (compétences, qualifications, expériences, données de permis de conduite, etc.) ;
· Données d’identification financières (par ex. le montant total de vos achats dans nos pharmacies (uniquement si vous êtes inscrits au programme de fidélité) ;
· Des enregistrements vidéo vous concernant, traités uniquement dans le cadre de la surveillance de nos officines par caméras de surveillance et dans la mesure autorisée par la loi applicable ;
· Vos données relatives au suivi de la relation commerciale (produit acheté, quantité, montant, périodicité, adresse de livraison, historique des achats, retour des produits, correspondances avec le client, échanges et commentaires des clients, personne(s) en charge de la relation client, etc.) ;
· Vos données relatives aux règlements des factures (modalités de règlement, remises consenties, reçus, soldes et impayés, etc.) ;
· L’ensemble des informations concernant les pages que vous avez consultées sur notre site web ;
5. Les finalités du traitement
Nous traitons les catégories de données précédemment évoquées, notamment dans le cadre des finalités décrites ci-après :
Pour des finalités liées à la gestion de l’officine et des personnes concernées :
· La gestion des comptes utilisateurs en ligne ;
· La gestion du programme de fidélité ;
· La gestion du dossier patient/client (par ex. l’enregistrement de nouveaux patients/clients avec médicaments sur ordonnance, médicaments sans ordonnance ; la gestion des remboursements (BVAC, annex 30, annex 13, …) ; la gestion des consentements des patients sur la plateforme eHealth ; la gestion des prescriptions ; la gestion du dossier pharmaceutique partagé ; la fourniture des médicaments ; la gestion de la tarification et de la facturation, etc.) ;
· La gestion du patient/client (par ex. la consultation de la prescription pour la livraison de médicaments ; l’importation des médicaments ; la gestion des livraisons aux maisons de repos ou les service-flats ;
· La gestion de la sécurité sociale (par ex. l’échange des données avec les fournisseurs de soins (eHealth Box, Vitalink) ; l’échange des données dans le cadre de PMI ; le partage du programme de médicaments (Vitalink/BruSafe+/Inter-Med) ;
· L’administration dans le cadre d’assurances et le remboursement (par ex. BVAC électronique)
· La gestion des produits parapharmaceutiques ;
· La gestion des commandes des produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques via notre site web (toutes les informations fournies par vous lors de l’encodage des données inhérentes à votre commande sont notamment nécessaires à la préparation de celle-ci dans nos pharmacies) ou pour la location de matériel médical ;
· La gestion de la prospection commerciale des clients/patients (par ex. la transmission de données sur les ventes de produits à Description à IQVIA) ;
· Le support des sciences vétérinaires (par ex. la livraison des médicaments au dépôt de vétérinaire) ;
· Pour vous contacter dans le cadre de la fourniture de nos produits et services ou pour confirmer une commande, un rendez-vous ou d’autres transactions ;
· La gestion des relations précontractuelles avec les clients potentiels (nous traitons vos données afin de répondre aux demandes et/ou questions que vous nous adressez notamment via la page « Contactez-nous » sur notre site web) ;
· L’archivage des prescriptions électroniques ;
· A des fins de marketing : pour vous contacter, avec votre consentement le cas échéant, afin de vous convier à des événements, offre promotionnelle, de nouveaux produits ou d’événements, newsletter, articles personnalisés, l’envoi de demandes de participation à des enquêtes de satisfaction, et vous proposer des contenus de marketing appropriés, personnalisés, et susceptibles de vous intéresser via courrier électronique ou par courrier ordinaire ;
· La gestion des contrats et les relations avec nos fournisseurs, partenaires, et autres personnes concernées (par ex. le suivi de la conclusion des conventions de partenariat) ;
· La surveillance de nos officines par caméras de surveillance et dans la mesure autorisée par la loi applicable ;
· La recherche de problèmes liées aux médicaments ;
Pour des finalités liées à notre site web :
· La tenue de la liste de numéros utiles et de services (notamment de garde), le recensement, et la mise à disposition de ceux-ci (pour les personnes en ayant fait le choix ou les services de secours) ;
· Pour faire en sorte que le contenu de notre site Internet soit présenté de la manière la plus efficace pour vous et votre ordinateur/appareil ;
· La gestion du site web administré par nos soins (par ex. l’administration technique en lien avec les prestataires (tierce maintenance applicative, hébergement, registraire de noms de domaine), y compris le dépannage, l'analyse des données, des tests, de la recherche, et à des fins statistiques et d'enquête. Cela implique également la gestion de la sécurité de notre site web (équipements et journaux de sécurité), et la présentation du contenu de la manière la plus efficace pour vous et votre ordinateur/appareil ;
· La mise en œuvre de notre support IT, pour l’activation, la suspension et le retrait de comptes utilisateurs et pour la détection et la prévention des fraudes et des failles de sécurité informatique ;
· Pour examiner et évaluer votre candidature lorsque vous postulez via notre site internet ou un site tiers (par ex. LinkedIn) (par ex. la réception et enregistrement des candidatures adressées à nous par courriel ; les réponses aux candidats à un emploi ou à un stage ; et la gestion du contentieux le cas échéant) ;
· La production de statistiques d’audience (notamment via l’apposition de cookies) ;
Nous sommes également susceptibles de traiter certaines catégories particulières de données lorsque leur traitement est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice (en particulier : les faits litigieux ; les informations, documents et pièces recueillis tendant à établir les faits susceptibles d’être reprochés ; images extraites d’un dispositif de vidéosurveillance ; certificat médical ; les caractéristiques du contentieux ; etc.) ;
Nous sommes également susceptibles de traiter vos données pour mener à bien des opérations de restructuration d’entreprises, pour la réalisation d’audits internes et externes.
6. Base juridique du traitement
Vos données sont collectées et traitées en vertu des bases légales suivantes :
· Si elles sont nécessaires pour la poursuite nos intérêts légitimes, à condition que vos droits fondamentaux et libertés ne soient pas affectés (par ex. dans la gestion des relations précontractuelles avec les clients potentiels, nous avons un intérêt légitime à traiter leurs données de clients potentiels dès lors que celles-ci nous permettent de répondre à leurs demandes et/ou questions) ;
· Dans le cadre de l’exécution du contrat conclu avec vous (pour effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant notamment : les contrats ; la comptabilité ; la préparation des commandes des clients ; le suivi de la relation client ; la gestion des litiges ; le remboursement pour des assurances complémentaires ; etc.) ;
· Le traitement est nécessaire à l’exécution des mesures précontractuelles et à l’établissement de la relation contractuelle entre Pharmacies Servais et les candidats à un emploi ou à un stage ;
· Si elles sont nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (par. ex. les exigences sur le dossier pharmaceutique (bonnes pratiques officinales), exigences de remboursement (sécurité sociale) ; la gestion du dossier patient/client ; la gestion des médicaments) ;
· Lorsque vous avez donné votre consentement pour la collecte et le traitement (par ex. si vous avez donné votre consentement pour vous envoyer des contenus marketing).
7. Sécurité de vos données
Pharmacies Servais est très attentif à la sécurité et à la confidentialité de vos données. Outre le fait que tous nos pharmaciens sont tenus par une clause de confidentialité, nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées en vue de protéger vos données contre la destruction accidentelle ou non autorisée, contre la perte accidentelle ainsi que contre la modification, l’accès et toute autre forme de traitement non autorisé.
Conformément à cette Politique, nous traiterons les données comme suit :
· Traitement loyal, licite et transparent : Nous traiterons les données de manière loyale. Cela signifie que nous sommes transparents sur la façon dont nous traitons les données et que nous les traiterons conformément aux lois applicables ;
· Limitation de la finalité : Nous traiterons les données à des fins déterminées et licites, et nous ne les traiterons pas d’une manière incompatible avec ces finalités ;
· Proportionnalité : Nous traiterons les données d’une manière proportionnée aux finalités auxquelles le traitement est censé aboutir ;
· Exactitude des données : Nous prenons les mesures appropriées pour nous assurer que les données que nous détenons sont exactes, complètes et, si nécessaire, tenues à jour. Cependant, il est également de votre responsabilité de veiller à ce que vos données personnelles soient aussi précises, complètes et à jour que possible en nous informant rapidement de tout changement ou erreur ;
· Sécurité des données : Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données que nous recueillons et traitons à votre sujet. Les mesures que nous utilisons sont conçues pour offrir un niveau de sécurité adapté au risque de traitement de vos données. Les mesures spécifiques que nous utilisons comprennent l’envoi de mail via API à travers le protocole SSL. Le contenu est crypté en AES-128-CBC et est ensuite décrypté pour pouvoir envoyer le mail en smtp pour vous permettre de lire ceux-ci.
8. Divulgation de vos données à des tiers
Les données collectées sur notre site web ne sont pas transmises à des tiers, sauf à des fournisseurs de services externes, dans le cadre des finalités de traitement décrites ci-dessus. Ces fournisseurs de services externes sont liés à Pharmacies Servais par des dispositions contractuelles garantissant la protection de vos données. Ils ne traitent vos données que sur notre instruction.
Au sein de Pharmacies Servais, nous prenons des précautions afin de ne permettre l’accès aux données qu’aux membres du personnel ayant un besoin commercial légitime et nous leur interdisons contractuellement d’utiliser les données à d’autres fins.
Nous pouvons également transmettre vos données aux catégories suivantes de destinataires :
· Aux prestataires qui nous fournissent un service de traitement de données, ou qui traitent les données aux fins décrites dans cette Politique, ou qui vous sont notifiées lors de la collecte de vos données (gestion de plateformes informatiques ou les services de support, marketing et analyse de données) ;
· À tout organisme d’application de la loi compétent, régulateur, agence gouvernementale, tribunal, ou autre tiers, lorsque nous estimons que la divulgation est nécessaire en vertu des lois ou règlements applicables et de la Législation en Protection des Données Applicable afin d’établir ou de défendre nos droits, ou afin de protéger vos intérêts vitaux ou ceux de toutes autres personnes ;
· À un acheteur potentiel (et à ses agents et conseillers), dans le cadre d'un projet d'achat, de fusion ou d'acquisition d'une partie de notre entreprise, à condition que nous informions l'acheteur qu'il ne doit utiliser vos données qu'aux fins décrites dans cette Politique.
9. Transfert de vos données
Nous pouvons transférer vos données en dehors de l’Espace économique européen (EEE), si nécessaire (i) pour atteindre l’un des objectifs stipulés sous la section 5 et/ou (ii) pour divulguer vos informations à un tiers conformément à la section 8 de la présente Politique.
Dans le cas où vos données sont transférées vers des pays situés en dehors de l’EEE, nous veillerons à prendre les garanties suivantes :
· Le pays vers lequel les données à caractère personnel sont transférées a bénéficié d’une décision d’adéquation de la part de la Commission européenne en vertu de l’article 45 du RGPD ; ou
· La mise en place d’un écrit contenant les clauses types de protection des données à caractère personnel adoptées par la Commission européenne en vertu de l’article 47 du RGPD ; ou
· En cas de transfert vers les Etats-Unis, le transfert répond aux conditions imposées par l’EU-US Privacy Shield en vertu de l’article 45 du RGPD.
Si vous souhaitez en apprendre davantage à propos des transferts de vos informations et/ou des garanties mises en œuvre (en ce compris la manière d’en obtenir une copie), n’hésitez pas à nous contacter par le biais des coordonnées reprises dans la section 14 ci-dessous.
10. Conservation de vos données
Nous veillons à ce que vos données ne soient conservées que pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Pharmacies Servais utilise les critères suivants pour déterminer la durée de conservation des données à caractère personnel en fonction du contexte et des finalités de chacun des traitements :
· La date de la fin de votre relation commerciale ou autre avec Pharmacies Servais ;
· Le caractère sensible des données ;
· Des raisons de sécurité (par exemple, la sécurité de nos systèmes d’information) ;
· Les lignes directrices émises par les autorités compétentes (par ex. Le Contrôleur Européen de la Protection des Données, l’Autorité belge de protection des données, etc.).
· Nos droits et obligations contractuels en relation avec les données concernées ;
· Les délais de prescription en vertu de la ou des lois applicables ;
· Nos intérêt légitimes dans le cadre du traitement lorsque nous avons effectué des tests de mise en balance ;
Sauf si :
· Le traitement de vos données est nécessaire dans le cadre d’un litige réel ou potentiel (par ex. nous avons besoin de ces informations pour établir ou défendre des droits) ; auquel cas nous garderons vos données jusqu’à la fin d'un tel litige ; et/ou
· La conservation est nécessaire pour nous permettre de nous conformer à toute obligation légale ou réglementaire (par ex. à des fins fiscales), auquel cas nous garderons vos informations aussi longtemps que nécessaire pour cette obligation.
A cet égard, nous disposons d’une politique de conservation des données contenant les périodes de conservation minimales applicables exigées par les lois belges. Nous utilisons cette politique pour établir les délais de conservation de diverses catégories de dossiers qui contiennent vos données. Nous effaçons vos informations de façon sécurisée lorsque nous n'en avons plus besoin pour les finalités pour lesquelles elles ont été recueillies.
11. Vos droits
Vous disposez de certains droits concernant les données que nous détenons à votre sujet. Ces droits peuvent être exercés en prenant contact avec nous conformément à la section 13 ci-dessous :
· Le droit d’être informé. Vous avez le droit d’être informé de façon claire, transparente et facilement compréhensible sur la manière dont nous utilisons vos informations ainsi que vos droits. C’est la raison pour laquelle nous vous fournissons toutes ces informations dans la présente Politique ;
· Le droit d’accès. Vous avez le droit d’accéder aux informations que nous détenons sur vous. En effet, nous souhaitons que vous soyez conscient des informations que nous possédons à votre sujet et nous souhaitons vous donner la possibilité de vérifier si nous traitons vos données conformément à la Législation de Protection des Données Applicable ;
· Le droit de limiter le traitement. Vous avez le droit, dans certaines circonstances, de «bloquer » ou d’interrompre l’utilisation future de vos données. Lorsque le traitement est limité, nous sommes toujours en droit conserver vos données, mais nous ne pouvons plus les utiliser ;
· Le droit à la rectification. Si vos informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit d’en demander la rectification ;
· Le droit à l’effacement. Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données. Toutefois le droit à l'effacement (ou le « droit à l’oubli ») n’est pas absolu et est soumis à des conditions particulières. Nous sommes susceptibles de conserver vos données dans la mesure autorisée par la loi applicable, et notamment lorsque leur traitement demeure nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle Pharmacies Servais est soumise ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ;
· Le droit d’introduire une plainte. Vous avez le droit d’introduire une plainte sur la manière dont nous manipulons ou traitons vos informations auprès de l’autorité nationale en charge de la protection des données (les coordonnées pour les autres autorités nationales en charge de la protection des données sont disponibles ici). Il s’agit pour la Belgique de : L’Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact(at)apd-gba.be, https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.
· Le droit de retirer votre consentement. Si notre traitement de vos informations est basé spécifiquement sur votre accord, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Ceci comprend notamment le droit de retirer votre consentement pour recevoir les newsletters, des e-mails promotionnels et d’autres communications marketing de notre part. Pour ce faire vous pouvez (1) sélectionner l’option « désinscription » lorsqu’elle est disponible, ou (2) prendre contact avec nous.
· Le droit à la portabilité des données. Vous avez le droit de recevoir de notre part, dans certaines circonstances, vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine afin que vous puissiez les réutiliser aux fins qui vous sont propres dans le cadre de services distincts.
· Le droit de s’opposer au traitement. Vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement, y compris le traitement à des fins de marketing direct (par exemple, lorsque le traitement est fondé sur les intérêts légitimes de Pharmacies Servais et que, tenant compte de votre situation particulière, vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux prévalent). Vous pouvez vous y opposer en prenant contact avec nous ;
Veuillez cependant noter que nous sommes susceptibles de conserver certaines informations, par exemple à des fins juridiques ou administratives.
Pour exercer les demandes susmentionnées, veuillez nous envoyer un e-mail en indiquant « demande relative à la protection des données » dans l’objet du courriel. Nous répondrons à votre demande dans les plus brefs délais. Dans le cas où nous aurions besoin de plus d’un mois pour répondre à votre demande (à compter de sa réception), nous vous tiendrons informé.
12. Utilisation des cookies
Notre site web utilise des cookies. Ils nous aident notamment à vous fournir une bonne expérience lorsque vous naviguez sur notre site web et nous permettent également de l'améliorer. Pour plus d'informations sur les cookies et les raisons pour lesquelles nous les utilisons, merci de vous référer à notre Politique relative aux cookies.
13. Comment nous contacter ?
Si vous deviez avoir des questions ou des réclamations à propos de la manière dont nous traitons vos données, veuillez s’il-vous-plait les adresser au préalable à notre Délégué à la Protection des Données :
· Par courriel : dpo@pharmacieservais.be ; ou
· Par courrier : A l’attention du délégué à la protection des données, Chaussée de Namur 5, 1300 Wavre – Belgique.
14. Mise à jour de la Politique
Nous pouvons mettre à jour cette Politique en fonction de l’évolution des développement juridiques, techniques ou commerciaux. Nous vous tiendrons informés lors de chaque changement que nous apportons à notre Politique. Nous obtiendrons votre consentement à tout changement d’avis important si cela est requis par la Législation de Protection des Données Applicable.
En cas de conflit ou d'incompatibilité entre une disposition de cette Politique et une disposition d'une autre politique ou d’un autre document de Pharmacies Servais relatif au traitement de données, la disposition de cette Politique prévaudra.
La présente Politique a été actualisée pour la dernière fois le 29 janvier 2020. Toutes les modifications que nous apporterons à notre Politique seront publiées sur notre site web.